L'intelligence artificielle au service de la génération automatique des documents

L'intelligence artificielle et la génération automatique des documents

La génération automatique des documents correspond au processus d’automatisation de ceux-ci, par le biais d’un logiciel dédié, qui se base sur les performances de l’intelligence artificielle (IA).

L’IA est la technologie mettant en synergie toutes les techniques et les méthodes qui visent à permettre aux machines et aux robots de simuler les fonctions cognitives de l'être humain : apprendre, raisonner, prendre des décisions, etc, dans l’objectif de réaliser des tâches complexes plus efficacement et plus rapidement.

Vu les succès inévitables de l’IA, cette technologie s’intègre dans plusieurs domaines, y compris la génération automatique des documents, afin de rendre la création des documents plus souple et plus économique en temps et en énergie.

Aperçu sur la génération automatique des documents

La génération automatique des documents permet de standardiser leur format et contenu, ainsi que de générer plusieurs formats : les propositions commerciales, les lettres, les contrats, les factures, etc.

Selon le type du contenu à produire, le document généré peut contenir plusieurs types d’informations : du texte, des images, des graphiques, des tableaux, etc. Le logiciel utilisé dans cette opération varie selon le contexte d’usage. Il est possible d’opter pour :

Un logiciel basé sur un template : Cet outil inclut un éditeur permettant à l’utilisateur de définir des règles de mise en forme et de créer des layouts, qui servent de base pour la création d’un document. ‍
Le code : Dans ce cas, l’utilisateur définit le modèle à adopter, à travers un code informatique. L’utilisateur doit être professionnel en informatique, afin de coder le template envisagé, conformément aux exigences de l’entreprise.

La génération automatique des documents peut être utilisée dans ces cas :

La génération simultanée de plusieurs documents similaires en même temps. Tel est l’exemple des fiches de paie.
La génération transactionnelle qui assure la production d’un document personnalisé à partir d’un document standard. Tel est le cas des propositions commerciales.

Vu son aspect pratique, l’automatisation des documents se démocratise dans plusieurs secteurs, tels que le domaine juridique, financier, ressources humaines, médical, etc.

Les avantages de la génération automatique des documents

L’automatisation de génération des documents est une solution avantageuse aux utilisateurs, puisqu’elle leur permet de :

Créer plusieurs documents, dans un temps restreint et réaliser par la suite un gain de temps et d’effort important.
Fluidifier le processus de création et de personnalisation des documents. Ce qui rend cette mission moins laborieuse et permet aux utilisateurs de se consacrer à d’autres missions plus importantes.
Renforcer l’image de marque de l’entreprise, à travers une identité visuelle uniforme sur tous ses documents et ses supports de communication.

L'intelligence artificielle et la génération automatique des documents : comment ça marche ?

L'intelligence artificielle est principalement utilisée pour résoudre des problèmes très délicats, qui nécessitent un traitement très poussé et compliqué. Pour cette raison, elle est introduite dans plusieurs domaines, tels que la reconnaissance des visages, la médecine prédictive, la génération automatique des documents, etc.

L’IA combine plusieurs sciences (mathématiques, cognitives, informatique, Traitement Automatique du Langage Naturel (NLP),

etc) et technologies (machine learning, deep learning, algorithmes d’apprentissage automatique, etc), dans l’objectif de formuler une réponse efficace au problème rencontré.

Appliquée dans le domaine de génération automatique des documents, l’IA repose sur une machine hautement performante, qui est conçue spécialement pour comprendre les documents et créer rapidement le type du document envisagé.

Voici un aperçu sur le fonctionnement de ce processus;

Extraction des données

Il s’agit de collecter un grand volume de données structurées, qui incluent des données tierces (relatives aux clients, aux fournisseurs, etc) et des templates de documents préétablis, à partir de différentes ressources : des documents utilisés auparavant, du CRM, etc.

En se basant sur la puissance du Deep learning, la machine applique un apprentissage supervisé, qui consiste à constituer une base de données structurées (dataset), à partir de la masse de ressources collectées.

L’algorithme d’apprentissage travaille sur ces données pour identifier les différentes corrélations qui les connectent. A partir de ces relations, la machine crée des modèles et les affine au fur et à mesure de l’apprentissage.

Classification des documents

Les documents sont classés et regroupés selon les relations extraites précédemment. Cela permet d'éliminer les inconvénients du traitement manuel et d'accélérer le processus de création de documents.

Alimentation des documents

L’utilisateur emploie le logiciel de génération automatique de document pour alimenter ses documents par les données requises, en se basant sur les règles définies à l’étape d’extraction. Le logiciel fournit à l'utilisateur les outils requis pour formater et organiser les données selon ses besoins.

A travers le logiciel d’automatisation, l’utilisateur peut créer différents templates et choisir le modèle du document de sortie qui lui convient.

Générer le document de sortie

Après la configuration du document de sortie et la mise en place des données, l’utilisateur peut générer rapidement le document personnalisé et l'intégrer dans ses usages.

Thinkeo : un exemple de solution de génération de documents assisté par l’IA

Thinkeo est une solution SaaS de génération de documents sur mesure. Performé par la puissance de l’IA, notre outil assure la génération de documents personnalisés, en quelques instants.

Notre solution repose sur un document creator intelligent qui vous aide à créer votre document de manière intuitive et simple. Cet outil demande en amont les informations relatives au type de ressources à produire, que vous pouvez les indiquer à travers des tags. Par la suite, il crée et assemble les blocs de contenus du document, conformément aux consignes que vous avez fixées.

Vous avez libre choix d’arranger les blocs de contenu à votre guise et de personnaliser, sans limite, votre document.

Mot de la fin

Bien que l'intégration de l’IA dans la génération automatique des documents soit encore récente, elle réussit, toutefois, à améliorer le processus global de création de documents au sein de l’organisation.

L’automatisation des documents, à l’aide de l’IA, est une alternative efficace à la création manuelle des documents, qui constitue une tâche fastidieuse et coûteuse en termes de temps et d'argent.

Cette solution assure le traitement d’une masse importante de documents et de données, dans le but de générer des modèles et des règles qui permettent de produire plus efficacement des documents personnalisés.

Thinkeo est parmi les solutions pertinentes de génération de documents sur-mesure, qui vous aide à créer un document de qualité et parfaitement personnalisé selon vos besoins, en seulement quelques secondes.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus lors d’une démonstration.

Pour aller plus loin :