Combinaison de l'automatisation et de la personnalisation pour une meilleure productivité

L'automatisation des documents est un processus sophistiqué qui permet de générer, facilement et rapidement, des contenus numériques. Cette solution est véritablement avantageuse, puisqu’elle offre un meilleur gain de temps et d’argent s’accompagnant naturellement d’une meilleure productivité.

Par ailleurs, la personnalisation représente un facteur de fidélisation et différenciation important par rapport à la concurrence. 

De ce fait, la combinaison de l'automatisation et de la personnalisation ne peut être que profitable. C’est que nous allons détailler dans cet article.

Aperçu sur l’automatisation de la création des documents 

L’automatisation de la création des documents consiste à digitaliser ce processus, afin de le rendre plus efficace. En effet, les documents représentent une source d’information précieuse dans toute entreprise, dont la gestion, l’archivage et la manipulation nécessitent beaucoup de rigueur et de minutie.

La génération automatique des documents profite de l’efficacité de l'intelligence artificielle (IA), pour créer des contenus parfaitement personnalisés, de façon très souple. Cette technologie crée un modèle standard et prêt à l’emploi, à partir d’une base de données colossale. Ce template peut être formaté et personnalisé facilement, à l’aide des logiciels d'automatisation en question.

La création manuelle des documents représente une tâche lourde et gourmande en temps et en effort. Cette situation peut devenir imposante à mesure de l’évolution de l’entreprise. A cet effet, l’automatisation se présente comme une bonne alternative pour pallier ce problème.

Aperçu sur la personnalisation des documents 

La personnalisation est un critère important pour optimiser le brand de l’entreprise et renforcer son image de marque par rapport aux concurrents. La personnalisation représente aussi un élément de communication éminent, qui permet à l'entreprise de communiquer avec son environnement interne (stagiaires, employés) et externe (clients, fournisseurs, partenaires) de manière plus originale et fluide.

D’un autre côté, les documents numériques sur mesure identifient l’entreprise de manière singulière sur la toile, ce qui permet de développer sa notoriété et d’attirer l’attention des curieux. Dans ce contexte, la personnalisation représente une solution avantageuse pour créer de l’empathie avec le public cible et attiser sa confiance.

L'automatisation et la personnalisation des documents : une solution de choix pour une meilleure productivité

Le duo automatisation et personnalisation représente une solution pertinente pour :

• Améliorer la productivité de l’utilisateur et lui offrir plus de temps pour se pencher sur d’autres tâches plus éminentes. L'automatisation offre l’avantage de générer plusieurs documents uniformes, de façon simultanée, ou bien, de manière transactionnelle, afin de produire des contenus personnalisés à partir d’un template standard. Cela permet d’optimiser la productivité au sein de l’entreprise, qui conduit consécutivement à une meilleure performance.
• Optimiser le processus de décision au sein de l’entreprise, grâce à une manipulation souple et un accès plus facile et plus rapide aux documents générés. Cela assure d’optimiser l’efficacité collective de l’organisation.
• Optimiser le processus de génération des documents à l’aide d’interfaces d’interaction intuitives et faciles à prendre en main. Cet avantage assure une meilleure UX (expérience utilisateur) et rend cette tâche plus ludique.
• Organiser le flux de création des documents grâce à des accès contrôlés. L’entreprise peut distribuer les privilèges d'accès sur les utilisateurs autorisés, pour la génération des documents, notamment, selon leurs profils et la nature de l’intervention.
• Générer un résultat parfaitement personnalisé, en quelques clics, grâce à la digitalisation du processus de création des documents. Ce qui permet consécutivement de gagner en productivité.
• Éviter les erreurs humaines. La création manuelle des documents peut résulter en certaines imperfections et imprécisions, qui peuvent être coûteuses en temps.  
• Améliorer la collaboration entre les utilisateurs impliqués dans la génération des documents. Ces derniers peuvent partager instantanément les informations et les accès aux contenus. Cela assure une communication plus efficace entre ces derniers, qui donne lieu à une meilleure productivité.
• Créer une identité visuelle authentique, à travers des documents numériques personnalisés, qui permettent de distinguer de manière unique l’entreprise. Cela permet aussi de marquer l’esprit du public cible et de renforcer sa confiance et son adhésion à l’organisation.
• Adopter une approche de personnalisation “one-to-one” avantageuse qui consiste à customiser le document conformément au profil de la cible visée. Ce qui permet de tisser un lien plus solide entre l’entreprise et son audience. 

Il existe plusieurs solutions d’automatisation de documents, à l’exemple de Thinkeo, qui permettent de personnaliser efficacement les contenus, tout en réalisant un bon rapport qualité/temps.  

L’automatisation et la personnalisation des documents : un duo gagnant avec Thinkeo

Thinkeo est une solution SaaS de génération de documents sur-mesure. Notre solution combine les avantages de l’automatisation et de la personnalisation pour : 

• Customiser vos contenus sans limite. Avec Thinkeo, vous pouvez créer tout type de document, à partir d’un template standard, et l’adapter pleinement à vos besoins. 
• Personnaliser vos documents selon les caractéristiques de l’utilisateur cible, que vous pouvez les cerner à travers un ensemble de tags. Ces propriétés renseignent Thinkeo sur le template et les blocs de contenus les plus appropriés à la cible visée. Bien évidemment, vous pouvez ajuster pleinement ces éléments selon vos exigences.
• Générer en quelques secondes votre contenu. Vous disposez d’un document Creator pour créer en toute fluidité vos documents, à l’aide d’interfaces conviviales et faciles d’utilisation. Vous pouvez arranger vos blocs de contenus aisément, comme si vous jouez au LOGO et composer le layout de votre choix en quelques clics.  

Thinkeo est la solution efficace pour dépasser les limites de l’automatisation et de la personnalisation des documents et profiter de leurs performances.

Mot de la fin

La combinaison de l'automatisation et de la personnalisation est une solution idéale pour bénéficier des atouts de ce duo. L’association de ces deux processus assurent de réaliser un gain de temps précieux sur la création et le traitement des documents. Cela se répercute favorablement sur la productivité des collaborateurs.

Le duo : automatisation et personnalisation aide les utilisateurs concernés à générer leurs documents de façon rapide et beaucoup moins compliquée, par rapport à la méthode manuelle. Ce qui permet de leur offrir plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier et de développer par conséquent l’efficacité collective.

Par ailleurs, ce duo aide l’entreprise à créer une image de marque unique qui permet de la différencier de la concurrence et d’augmenter l’engagement de sa cible.

Thinkeo est parmi les solutions efficaces pour tirer profit des avantages de ce duo et aborder votre audience avec des documents numériques uniques.

Pour aller plus loin : 

• How to Create a Workspace That Improves Productivity
• Does Automation Increase Productivity? 7 Data-backed Findings